Deelnemerslijsten en aanwezigheden

De hun app, kunnen monitoren ook digitale deelnemerslijsten krijgen, zodat je die niet hoeft af te drukken en ter plaatse te brengen. Daarbij kunnen monitoren ook aanwezigheden aanduiden, medische informatie inkijken en telefonisch contact leggen bij problemen. 

Welke activiteiten?

Als monitor kan je alle activiteiten zien in de Mobiele App waarvoor je een bevestigde moni-inschrijving hebt in de moni-inschrijvingen tabel in KampAdmin en de rol je toegang geeft tot de app. Per rol kan je aanduiden of de app wordt opengesteld of niet.

Als een monitor is ingepland op een overkoepelende activiteit, krijgt die alle onderliggende activiteiten te zien in de Mobiele App.

Activiteiten worden zichtbaar x aantal dagen voor de start, deze x wordt ingesteld via een instelling. Activiteiten blijven raadpleegbaar tot 1 maand na afloop en verdwijnen daarna automatisch.

Verwachte afwezigheid melden

Het kan voorkomen dat een deelnemer zich op voorhand afwezig meldt. In dit geval is het handig dat de monitor weet dat de deelnemer niet zal komen opdagen. Je kan dit op voorhand aangeven door in te loggen in de app, of de monitor kan dit zelf doen. Je kan ook in KampAdmin de status van het checkin-item op de juiste dag wijzigen naar 'gemeld afwezig'.

Configuratie

Je kan heel wat zaken configureren om deze functie naar je hand te zetten, daarover kan je meer lezen in dit artikel. 

Rapportage van aanwezigheden

Rapportage kan belangrijk zijn voor statistieken en beleidsrapporten, maar ook om afwezigen op te bellen. Met de gegevens uit de app kan je op twee manieren rapporten maken:

Via de Check In-items

In de tabel ‘Check In’ kan je een export maken en op die manier eender welk overzicht maken in Excel. Een pivot-tabel met wie wanneer aanwezig was om zo de deelnemersuren te berekenen bijvoorbeeld.

Dit gaat steeds over véél gegevens met veel details: welk uur zijn ze aangemeld, door welk toestel… Daarom adviseren we om deze max 2 jaar lang bij te houden. Een samenvatting van die gegevens vind je eenvoudig en compact bij elke inschrijving (zie hieronder).

Via de inschrijvingen

Bij de inschrijvingen wordt een soort samenvatting bijgehouden met het aantal aanwezigheden en de dagen waarop de deelnemer aanwezig was. Voor langetermijnrapportage is dat doorgaans alles wat je nodig hebt.

Een bijkomend voordeel is dat je kan filteren en sorteren op het “aantal aanwezigheden” op deze manier. Je kan dus eenvoudig de deelnemers die nog niet kwamen opdagen contacteren.