Inschrijvingen beheren

Status van een inschrijving

Elke inschrijving heeft een status die aangeeft in welke situatie deze inschrijving zich bevindt. Je kan deze status raadplegen in de inschrijvingen. Het veld 'Status' heeft 6 mogelijke waarden:

In aanmaak
= Een onafgewerkte inschrijving. Van zodra de ouder een kind selecteert wordt een nieuwe item aangemaakt. Boekers kunnen deze inschrijving annuleren of afwerken bovenaan op hun dashboard.

Te bevestigen
= Als de geboortedatum van het kind niet in het strikt interval van de toegelaten leeftijd valt (of als je er als organisatie voor koos om alle inschrijvingen op te-bevestigen te laten binnenkomen).

Bevestigd
= De inschrijving is voltooid en de ouder zal een bevestigingsmail en factuur ontvangen.

Geannuleerd
= De ouder hoeft niet langer te betalen voor deze inschrijving (tenzij een administratieve kost werd aangerekend). Een kredietnota wordt aangemaakt en er komt een plaatsje vrij bij de activiteit.

Wachtlijst
= De activiteit is voorlopig volgeboekt.

Wachtlijst (door ouder te bevestigen)
= Als een plaatsje vrijkomt bij de activiteit, kan de ouder worden uitgenodigd om opnieuw zijn inschrijving te bevestigen.

Betaling van een inschrijving

Elke inschrijving heeft een veld "Betaald" met twee mogelijkheden, op die manier kan je eenvoudig onbetaalde inschrijvingen filteren. Een inschrijving kan bevestigd zijn, maar nog niet betaald (meer info in het volgende artikel over betalingsopvolging).

• Ja
• Nee

Waarschuwingen bij een inschrijving

Bij sommige inschrijvingen kunnen waarschuwing(en) staan die de admin kunnen wijzen op mogelijke problemen. Dit zijn geen fouten, het is puur een waarschuwing. Wat je hier als admin mee doet, kies je zelf en hangt af van het beleid van je organisatie.

Opmerkingen bij een inschrijving

Indien de boeker een opmerking gaf tijdens het inschrijven wordt het veld 'opmerking status' op 'opmerking gegeven' geplaatst zodat je hierop kan filteren en de opmerking kan verwerken. Nadat je de opmerking verwerkt hebt, bewerk je de status door naar 'verwerkt'.

Inschrijvingen verwerken

De status van een inschrijving kan gewijzigd worden bij de inschrijvingen.

Open een inschrijving, klik op de actieknop 'Acties' en kies één van de acties.

De status van de inschrijving zal dan worden aangepast naar de desbetreffende status en de ouder zal per e-mail op de hoogte worden gebracht van deze verandering.

Adressen uit het buitenland