De deelnemersmodule omvat een reeks automatische e-mails en enkele mails die gericht zijn aan de admin. Hoe je de teksten van de automatische mails aanpast, lees je onderaan.
Automatische e-mails
Automails naar personen: | Automails naar inschrijvingen: | Automails rond financiën: |
✉️ Autologin link aanvragen ✉️ Vervolledig profiel ✉️ Betalingsherinneringen ✉️ Gelukkige verjaardag | ✉️ Inschrijving bevestigd ✉️ Inschrijving op wachtlijst ✉️ Inschrijving te bevestigen ✉️ Inschrijving geannuleerd ✉️ Wachtlijst plaats vrijgekomen ✉️ Wachtlijst uitnodiging niet ingenomen ✉️ Onafgewerkte inschrijving ✉️ Medische info na inschrijven ✉️ Medische info voor start ✉️ Praktische info ✉️ Deelname (& fiscaal) attest & evaluatie ✉️ Herinnering evaluatie | ✉️ Betaling ontvangen ✉️ Extra factuur ✉️ Mail met overschrijvingsinfo |
¹ Indien er nog geen adres of naam van de ouder werd opgegeven
² Enkel indien er nog een openstaand bedrag is op die data
³ Zowel wanneer een ouder een inschrijving maakt als via een actie door de admin
⁴ Deze x kan je zelf instellen via ‘Instellingen’, voor meer info contacteer je best KampAdmin
⁵ Als deze familie zich niet uitschreef voor promomails & een bevestigde inschrijving heeft in de afgelopen 2 jaar
Deze mails kan je herverzenden door naar de desbetreffende tabel en item te gaan en op “mailsjablonen” te klikken en dan voor de automail te kiezen, die worden onderaan je eigen mailsjablonen geplaatst met een 📪 -symbool om aan te duiden dat het een automail is.
E-mails naar de admin
KampAdmin stuurt zo weinig mogelijk e-mails naar de admins. We proberen de nodige lijsten en todo’s steeds duidelijk en up-to-date weer te geven in de systemen. Daarnaast sturen we wel deze mails naar de admins:
- Twee-wekelijks overzicht van de status
- De dag voor er een praktische infomail vertrekt naar alle deelnemers
Teksten aanpassen
Je kan de standaard teksten van de e-mails aanpassen via de “vertalingen”. Voor meer informatie, lees het artikel over configuratie.
Agenda-uitnodigingen
Nieuwe functie in BETA
Deze functie is nieuw en is momenteel beschikbaar in beta-testversie.
In de bevestigingsmail kan ook een functionele kalender-uitnodiging worden toegevoegd. In de meeste mailprogramma’s zoals Gmail, Outlook of iCloud-mail worden dit soort uitnodigingen automatisch opgevist en wordt dit bovenaan geplaatst (zie screenshot). Zo kan de boeker deze inschrijving eenvoudig toevoegen aan zijn/haar kalender.
In deze BETA-testperiode werkt deze functie enkel voor ononderbroken periodes (bv. een kampweek of weekend).
Later wordt dit ook uitgerold voor kampweken met een onderbreking of lesreeksen.
Je kan deze functie activeren door de instelling “participants_add_calendar_invite_in_mails” op “yes” te plaatsen.